クラウドサービスを「導入しただけ」にしないために
業務のデジタル化を進めるうえで、Google Workspaceをはじめとするクラウドサービスは、中小企業や小規模事業者にとって身近な選択肢になっています。
メール、予定表、ファイル共有、オンライン会議、文書や表計算など、これまでパソコンごとに管理していた情報や業務をクラウド上で共有することで、場所や端末にとらわれにくい仕事の環境を整えることができます。
一方で、クラウドサービスは契約しただけで業務が改善するものではありません。
「どのサービスを選べばよいのか分からない」「アカウントを作ったものの十分に使えていない」「社内で使い方が統一されていない」といったご相談も少なくありません。
Google Workspaceでできること
Google Workspaceでは、Gmail、Googleカレンダー、Googleドライブ、Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Google Meetなどを、事業者向けの環境としてまとめて利用できます。
例えば、
- 独自ドメインを利用した業務用メール
- 社員・スタッフ間での予定の共有
- ファイルや資料の共有
- 複数人による文書・表計算の共同編集
- オンライン会議
- パソコン、スマートフォン、タブレットからの情報利用
など、日常業務のさまざまな場面で活用できます。
少人数の事業所でも、「特定のパソコンにしかデータがない」「担当者しかファイルの場所が分からない」といった状態を見直すきっかけになります。
大切なのは、現在の仕事に合わせて設計すること
クラウド化というと、現在使っているものをすべて新しいサービスへ移すことを想像しがちですが、必ずしもそうする必要はありません。
現在のメール、ファイル保存、会計、顧客管理、予定管理などがどのように行われているのかを確認し、何が不便なのか、どこを改善すると効果があるのかを整理することが先です。
既存の環境をそのまま残した方がよいものもあれば、クラウドへ移行することで情報共有やバックアップが改善するものもあります。
アスプラスでは、特定のサービスを導入することを目的とせず、現在の業務や利用人数、IT環境、予算などを確認しながら、無理なく運用できる方法を一緒に考えます。
導入から実際の運用までサポートします
アスプラス IT・デジタルサポートでは、Google Workspaceなどのクラウドサービスについて、導入前の相談から初期設定、データ移行、利用環境の整備、実際の運用まで支援しています。
たとえば次のようなご相談に対応します。
- Google Workspaceを導入したい
- 独自ドメインのメール環境を整えたい
- 社内でファイルを安全に共有したい
- パソコンのデータをクラウドへバックアップしたい
- 社員・スタッフごとのアカウントを整理したい
- 退職・入社時のアカウント管理を整えたい
- Googleドライブなどの共有方法を見直したい
- 現在利用しているクラウドサービスを整理したい
- 紙やExcel中心の業務を見直したい
- クラウドを導入したものの十分に活用できていない
クラウドサービスだけでなく、パソコン、Wi-Fi・ネットワーク、ホームページなどを含めて、IT環境全体を確認しながら対応できることも、アスプラスの特徴です。
小さな改善から始めることもできます
業務のデジタル化やDXは、大規模なシステム導入から始める必要はありません。
「ファイルの保存場所を整理する」「会社の予定を共有する」「個人のメールアドレスで行っていた業務を会社のアカウントへ移す」といった身近な改善でも、情報共有や業務継続の面で大きな効果につながることがあります。
まず現在困っていることを整理し、必要なところから少しずつ改善していくことを大切にしています。
クラウドサービスの導入・活用をご相談ください
アスプラス IT・デジタルサポートでは、軽井沢町・御代田町・佐久市・小諸市・北軽井沢などを中心に、中小企業・小規模事業者のIT・デジタル活用を支援しています。
Google Workspaceをはじめとするクラウドサービスの導入を検討している方だけでなく、「何を使えばよいのか分からない」「現在のIT環境を一度整理したい」という段階からでもご相談いただけます。
訪問・出張またはリモートで対応しています。